唔係叫 AI 幫你快啲傾偈，而係將一單工作交出去，最後收返可以用嘅成品。
示範由星期日夜 setup，到星期一朝執行：起 Project、連 Gmail、設定 Scheduled Task、建立自己 tone 嘅 Skill、分析 Excel、整 dashboard Site，再用 Computer Use 處理舊檔案；最後更加將同一份分析一次過變成 Excel、PPT、文字 brief 同網頁。
以下我將成個流程整理成可以直接照做嘅版本。
開始之前：Free plan 到底做到幾多？
呢點最好一開始講清楚，否則你好容易做到一半先發現某個掣自己冇。
按照今次示範嘅設定：
- Step 1–4：Free plan 都可以跟
- Step 5 發佈 Site：要 Plus 或以上
- Free 同 Go 用戶喺 Work 固定使用 Terra
- 所以 Free / Go 用戶唔需要煩 Model、Effort、Speed 點揀
- 付費用戶先會見到相關選擇
換句話講，如果你係 Free user，唔使因為見到片入面有 model dropdown 就以為自己做漏咗設定。
你冇揀錯——係根本唔需要揀。
今次示範亦以 Terra + medium + standard 作為付費帳戶日常工作嘅參考設定；原稿將呢個定位為能力、速度同用量之間較平衡嘅組合。
Step 1：先起 Project，唔好再將公司資料散落十幾個 Chat
點解第一步唔係直接打 Prompt？
因為好多人成日話「ChatGPT 唔記得我之前講過乜」。
但真正問題可能係：你自己都將資料散落咗喺唔同 chat。
今次做法係先建立：
Sarah Online Course Project
將相關 folder 加入 Project，等之後嘅 Excel、分析、email draft 同其他 output 都圍繞同一個工作空間處理。
跟住做
- Download 練習用嘅 Sarah-OnlineCourse folder
- Desktop App 入面選擇 Projects
- 建立 New Project
- Project Name 輸入 Sarah Online Course
- 選擇 Add folders ChatGPT can read and edit
- 加入啱啱下載嘅 folder
- Create Project
呢一步真正慳時間嘅地方
唔係「開 folder 快咗」。
而係之後做完 June sales analysis，再叫 Work 整 dashboard 或其他成品時，可以沿用同一個 Project context，而唔係每次重新解釋公司背景。
你可以將 Project 理解成：
一個 Project = 一個長期工作空間，而唔係一次性 Chat。
Step 2：連 Gmail，再設定兩條真正會自己跑嘅 Scheduled Task
AI 最值得自動化嘅，通常唔係一年做一次嘅工作。
而係日日、星期星期重複做嗰啲嘢。
今次先去：
Plugins → Gmail → Install → OAuth login
連接完成之後，再去 Scheduled 建立兩條 task。
Scheduled Task 1：每日 6 點整理 Inbox
可以直接用：
@Gmail Scan my unread emails daily at 6 AM, categorize them as customer inquiries / internal notifications / promos / spam, and draft 3 response plans for important ones.
即係每日朝早 6 點，自動幫你：
- 掃未讀 email
- 分類
- 搵出重要訊息
- 預先 draft 回覆方向
Scheduled Task 2：每星期五準備 Weekly Brief
Prompt：
@Gmail Every Friday at 8 am, we pull the weekly sales report, update the dashboard, and draft the weekly team brief email.
設定完成之後，返去 Scheduled 頁確認兩條 task 真係存在。
呢一步個思維轉變好重要：
唔係「星期五記得叫 ChatGPT 做」，而係星期五未到，件事已經識自己發生。
原片亦特別用每日 06:00 同星期五 08:00 兩個例子，示範同一個 Scheduled 功能點樣處理兩種 recurring 節奏。
記住 @ 同 /：兩個符號已經夠你 Chain Workflow
成個 Work workflow 入面，有兩個符號非常值得記：
@ = Plugin
例如：
@Gmail
/ = Skill
例如：
/my-tone-email
最有用嘅地方係兩樣可以 combine。
例如：
@Gmail draft 3 封回覆，用 /my-tone-email 嘅 tone。
即係一邊攞 Gmail context，一邊套用你自己定義好嘅寫作方式。
呢個先開始有「workflow」味，而唔係每次開 ChatGPT 再重新寫一大段 prompt。
Step 3：一句 Prompt 建立自己嘅 Email Tone Skill
AI email 最大問題之一唔係 grammar。
係一睇就知唔係你寫。
例如成日出現：
「Dear valued customer...」
如果你本人平時根本唔會咁講，AI 每次 draft 完你都要重新改，所謂慳時間就打咗折。
所以 Sarah 建立一個：
my-tone-email
Skill。
建立方法
去：
Plugins → Skills → +
然後可以用以下 Prompt：
Build a skill called "my-tone-email" for me. This skill will automatically trigger every time I use the Gmail plugin to draft an email, or when I type "Reply to this email with my tone". The goal is to make the drafted email sound exactly like my normal tone, not like corporate jargon.
之後 Work 會再問你一啲問題，例如：
- 你平時 tone 點樣？
- 幾時應該 trigger？
- 有咩字你唔鍾意用？
- Email 通常幾長？
- 點樣開頭同收尾？
答完之後，再測試：
Use /my-tone-email skill to draft 3 emails for me:
① Welcome to the new Solopreneur Starter cohort (20 students) starting next Monday
② Podcast pitch – inviting me to be a guest and share my one-person AI workflow
③ Testimonial request – from Emily Wong, a student who graduated last month
重點唔係呢三封 email 本身。
而係你將「每次都要重新解釋嘅偏好」，變成一個可以重複使用嘅 Skill。
真正值得建立成 Skill 嘅，通常唔係一個 Prompt，而係你會重複要求 AI 遵守嘅做事方法。
Step 4：分析 Excel——最重要係講清楚「成品係咩」
呢一步有一個非常值得抄走嘅 Prompt 原則。
假設你 upload 咗 June-Sales.xlsx，然後只講：
幫我分析上月銷售。
AI 可能真係會分析。
但最後只俾你一大段文字。
你之後仍然要自己開 Excel、加 tab、搬資料、整理格式。
問題唔係 AI 唔夠勁
問題係你冇講：
「我要嘅成品係咩？」
所以今次改成：
@June-Sales.xlsx Analyzing last month's sales and comparing them with May, we identified the top 3 performing courses and 3 red flags. Add a new tab in the spreadsheet, name it “June vs May Comparison”, save the analysis inside.
你可以套用同一個結構：
資料來源 + 要分析咩 + 要搵咩 insight + 最後要交咩 artifact
例如：
分析呢份 sales data → 同上月比較 → 搵 top 3 + 3 個 red flag → 加一個新 Excel tab → 將結果存入去。
原片第一次只要求「分析上月銷售」時，得到嘅係文字 summary；補上明確 artifact 要求之後，示範結果先變成 spreadsheet 入面新增 June vs May Comparison tab。
呢條 rule 幾乎可以套用去所有 AI workflow：
唔好淨係話「幫我做」，要講清楚「做完我要收到咩」。
Step 5：將 Excel 變成客戶撳得開嘅 Dashboard Site
做到呢一步，先開始撞到今次 workflow 嘅第一道付費牆。
頭四步 Free plan 可以做；發佈 Site 就需要 Plus 或以上。
分析完成之後，留喺同一個 Project chat，再打：
@Sites Build an interactive sales dashboard site using the same data, with filters, charts, and course search functionality.
之後會先生成 Preview。
留意：
Preview ≠ 已經公開
Preview 只係草稿。
要再撳 Publish，先會變成可以分享出去嘅 URL。
咁做最大分別係，以前你可能：
Excel → Screenshot → WhatsApp → 數字改咗 → 再 Screenshot
而家可以變成：
Data → Dashboard → Send Link
⚠️ Sites 最重要嘅私隱提醒
呢點一定唔好跳過。
Sites 冇密碼保護。
新 Site 預設唔係立即全世界公開；但當你將 access 設定成 「Anyone on the Internet」，就代表公開俾 Internet 上嘅人存取。原片亦特別提醒，唔應該將敏感資料擺落公開 dashboard。
所以公開之前，至少檢查一次有冇：
- 真實客戶姓名
- 銀行／付款資料
- 未公開價格
- 內部成本
- 其他只應該公司內部睇到嘅資料
簡單判斷方法係：
假設呢版 dashboard 聽日俾陌生人見到，我接受唔接受？
唔接受，就唔好 Publish 成公開 Site。
Step 6：Computer Use 唔係用嚟「整 Excel」，係用嚟代你操作介面
Sarah 仲有一個 Sarah-Legacy folder，入面有 6 個舊 CSV。
如果人手處理，就係：
開 file → copy → 開 workbook → paste → 改 tab 名……
重複六次。
今次示範嘅 Prompt：
@Computer Open the @Sarah-Legacy folder, consolidate the 6 CSV files inside into an Excel workbook. Create a tab for each CSV file, with the tab name matching the file name. Then save it as Sarah-Legacy-Master.xlsx and store it in the Sarah-OnlineCourse project.
最後目標係：
6 CSV → 1 Excel workbook → 6 tabs → 自動命名 → 存返 Project
但點解要用 Computer Use？
因為單純合併 CSV，其實唔一定需要 Computer Use。
真正值得留意嘅係：
佢可以代你操作本身一定要有人撳嘅介面。
例如：
- 冇 API 嘅舊系統
- 公司 desktop software
- 要登入先做到嘅工作
- 要逐個 menu 撳嘅流程
- 要喺網站填表／下載／搬 file 嘅 admin 工作
所以判斷方法唔係：
「Computer Use 可唔可以做 Excel？」
而係：
「我而家有冇一件工作，最浪費時間嘅部分其實係不停撳介面？」
有嘅話，呢類 task 先值得測。
Approval Mode 點揀？
原片示範三個層級：
Ask for approval
每逢涉及較敏感操作會先停低問你，適合新手同敏感工作。
Approve for me
普通操作較順暢，需要時先要求確認。
Full access
干預最少，但風險亦最高。
新手最好由 Ask for approval 開始，熟習自己 workflow 同 AI 行為之後先逐步放寬。
Step 7：真正嘅 Payoff——一句 Prompt，交四份唔同用途嘅成品
去到最後，Sarah 有同一批 June vs May 數據。
但四個對象需要四種 output：
- Excel：內部做 Q3 action plan
- PowerPoint：俾客戶睇
- Written brief：俾 team / email 用
- Site：更新客戶 dashboard
以前可能意味住：
開 Excel → 開 PowerPoint → 開 Word → 開網站工具。
但今次做法係喺同一個 Project 入面直接派一單工：
Using the 'June vs May' analysis from this morning, please generate four items for me at once:
- An Excel file with an added tab named 'Q3 Action Plan', outlining how to scale the top 3 courses for next quarter.
- A 5-slide PowerPoint, client-facing version, excluding internal cost figures.
- A written brief, under 300 words, using the /my-tone-email tone.
- Update this morning's site to include a Q3 plan page.
Save all four items into the 'Sarah-OnlineCourse' project.
呢一步最值得學嘅唔係「一次出四樣」本身。
而係你開始將 AI task 由：
「幫我寫啲嘢」
變成：
「呢度有一個 business objective、幾個 audience、幾種 deliverable，你幫我完成成批工作。」
原片正正將 Step 7 定義為全個 workflow 嘅 Grand Payoff：同一份分析，一句指令轉成多種格式俾唔同對象使用。
Chatbot 俾你答案；真正嘅 AI workflow，應該俾你可以繼續用落去嘅成品。
5 個實用 Pro Tips：開始長期用 Work 前最好記低
1. 用 /status 留意 Usage
長 project 開始之前，可以先睇剩餘 usage，避免做到最重要嗰步先發現額度唔夠。
尤其一次生成多個 artifact，通常會比普通問答食更多資源。
2. 唔好每件事都用最重設定
日常 email、翻譯、簡單改寫，同大型策略分析本身唔係同一級工作。
如果你係付費用戶，可以按 task complexity 選擇適合設定，而唔係永遠見最強就撳最強。
3. 重複偏好變 Skill
如果一句 instruction 你已經 copy 過三、四次，例如：
「唔好 corporate jargon」
「保持我平時 email tone」
「永遠先俾 executive summary」
就值得考慮變成 Skill。
4. Thread 太長，可以叫 Work Compact
長期 Project context 越積越多時，可以要求 Work compact thread，保留重要 context、濃縮其他內容，而唔一定要成個 project 重新開始。
5. 自動化之前，先問「邊一步最機械化？」
唔係所有工作都值得自動化。
最好先搵：
高頻 + 規則清楚 + 重複 + 人手價值低
例如整理 inbox、分類、搬 file、固定格式報告。
呢啲通常比一開始就叫 AI 幫你「自動營運成間公司」更容易見到 ROI。
How to Apply This：今晚就可以開始嘅最小版本
如果你唔想一次過 setup 晒七步，可以先做一個 30 分鐘 MVP workflow。
第 1 步：揀一件你每星期一定做嘅工作
例如：
- 整 weekly sales report
- 分類 inbox
- 寫客戶 follow-up
- 整 content performance report
第 2 步：將相關資料集中入一個 Project
唔好再散落唔同 Chat。
第 3 步：寫清楚最後 Artifact
唔好：
幫我分析 sales。
改成：
分析 sales，列出 top 3、3 個 red flag，然後將結果加入 Excel 新 tab。
第 4 步：搵出可重複部分
問自己：
「下星期返嚟，我邊句 instruction 又要再講？」
嗰句就可能值得變 Skill 或 Scheduled Task。
第 5 步：最後先自動化
先手動跑通一次。
確認 output 啱、資料權限啱、唔會誤改重要 file，再考慮 Scheduled Task 或 Computer Use。
呢個次序通常比一開始追求「全自動」穩陣得多：
先做到 → 再做到穩定 → 最後先自動跑。
最後：真正要減少嘅唔係 Prompt，而係 Handoff
一人公司最貴嘅資源通常唔係 software subscription。
係你自己嘅注意力。
如果你每日仍然要喺 Gmail、Excel、PowerPoint、browser、folder 同十幾個 tab 之間不停切換，就算每個 AI prompt 幫你慳咗兩分鐘，你個 workflow 仍然可能好碎。
ChatGPT Work 呢套做法真正值得試嘅地方，就係將思考方式由：
「AI 可以幫我做邊一步？」
轉成：
「我可唔可以將成個 outcome 交出去？」
由 Project 集中 context；Scheduled Task 處理 recurring work；Skill 保存你嘅做事方式；Excel analysis 直接要求 artifact；Sites 將數據變成可分享 dashboard；Computer Use 接手介面操作；最後再將同一份 context 變成多種 deliverable。
你唔需要第一日就七樣全部用晒。
今晚揀一件你下星期一定會再做一次嘅工作，跟上面流程跑通一次。
當同一件事第二次唔再需要由零開始，你先真正開始食到 AI workflow 嘅複利。
⚠️ 做之前記住
Sites 冇密碼保護。如果你選擇「Anyone on the Internet」，唔好放真實客戶名、銀行數字或者其他敏感商業資料。
頭四步 Free plan 可以跟。去到 Step 5 發佈 Site 先需要 Plus 或以上。
Free / Go 用戶唔需要揀 model。Work 固定行 Terra，所以見唔到片入面 Model / Effort / Speed dropdown 並唔係你設定錯誤。
另外，ChatGPT Work 同 Sites 更新速度快，實際 UI、功能 availability 同選項名稱有機會同影片畫面出現差異；跟你帳戶當刻顯示嘅介面操作即可。
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