仲逐封寫 PR Email？AI 公關 Workflow 幫你慳 80% 時間
你係做 PR，定做 Copy & Paste？
最近有幾個創業朋友問我：「而家仲有人逐封逐封寫 PR email？」
老實講，有。仲好多。
活動資料散晒喺 WhatsApp、Google Doc、Email。
寫新聞稿要 copy & paste。
Google 記者名單逐個搵。
Send email 前逐封改稱呼。
聽落好熟？
問題唔係你唔夠努力。
而係你根本冇「System」。
好多人以為「用 ChatGPT 寫稿」就叫 AI 公關。
但真正拉開差距嘅，從來唔係寫稿速度。
而係——Workflow 自動化。
喺 NextMaven，我哋幫唔少客 set 過 AI 公關流程，由資料整理、內容生成、媒體匹配、到自動發送同追蹤，整條 pipeline 跑順咗之後：
- PR 準備時間減少 60–80%
- 回覆率提升 2–3 倍
- 團隊唔再陷入行政式重複工作
今篇文章，我會完整拆解一條「AI 公關 Workflow」，俾你可以直接落地用。
一條完整 AI 公關 Workflow 係點樣？
整體流程可以分 5 個步驟：
- 活動資訊整理
- AI 生成新聞稿 / PR 內容
- 媒體清單管理與匹配
- 自動化 personalized 發送
- 回覆追蹤與成效分析
我逐步拆比你睇。
Step 1：Notion AI 整理活動資訊（停止資料散亂）
問題：
資料散落唔同平台，寫稿前要整理 1–2 小時。
解法：
用 Notion AI 做「活動資料中樞」。
你只需要：
- Dump 活動背景
- 產品亮點
- Speaker 資料
- 日期 / 地點
- Key message
然後叫 AI：
「幫我整理成新聞稿 outline，並以媒體角度重組重點。」
最有價值嘅地方係——
AI 會幫你用「媒體視角」重新包裝，而唔係品牌自嗨角度。
Step 2：ChatGPT 生成 3 種 PR 版本（速度 x5）
用 AI 唔好只生成一個版本。
建議同時生成：
1️⃣ 正式新聞稿版本
2️⃣ 短 pitch 版本（100–150 字）
3️⃣ 社交貼文版本
Prompt 示例：
「請根據以上資料，生成：
- 一份 600 字正式新聞稿
- 一段 120 字媒體 pitch
- 一篇 LinkedIn 貼文版本」
第一稿交俾 AI。
你負責優化角度。
Step 3：Hunter + Airtable 建立智能媒體清單
問題：
亂 send 等於 spam。
解法：
用 Hunter.io 找記者 email，
用 Airtable + AI 建立分類系統。
分類維度包括：
- 行業
- 地區
- 記者 beat
- 最近報導主題
- 過去回覆率
當你有 database，AI 可以：
- 自動標籤科技 / 創業 / FinTech
- 自動推薦最匹配名單
- 避免重複發送
Step 4：Mailshake / GMass 自動 personalize 發送
最常見誤解：
自動化 = 群發 spam。
其實可以做到：
- 自動插入記者名字
- 插入最近文章標題
- 插入個人化 opening
例如：
「留意到你最近寫關於 Web3 監管嘅文章，我哋今次活動都有相關 panel…」
呢句 opening 可以用 AI 自動生成。
你唔再逐封改稱呼。
但收件人感覺係專屬。
Step 5：HubSpot + Mixmax 追蹤成效
PR 唔應該只係「send 完等運氣」。
你應該知道：
- 開信率
- 點擊率
- 回覆率
- 哪個媒體最有反應
建立 dashboard 後，你可以：
- 調整 subject line
- 優化 opening
- 集中火力喺高回覆記者
PR 變成可優化流程，而唔係賭運氣。
實戰框架：點樣 7 日內落地 AI 公關 Workflow？
Day 1–2
建立 Notion 中樞模板
Day 3
設計 ChatGPT Prompt 結構
Day 4–5
整理 100 個核心媒體入 Airtable
Day 6
設置 Mailshake automation
Day 7
測試一輪 + 追蹤數據
常見問題 FAQ
Q1：AI 會唔會令 PR 太公式化？
唔會。如果你只 copy 第一稿先會。AI 應該做 70%，你做 30% 調整。
Q2：小型團隊都需要 CRM？
越細團隊越需要，因為無人力浪費。
Q3：香港市場適合自動化 PR？
更加適合。香港媒體數量有限，更需要精準匹配。
結論：真正值錢唔係 AI 寫稿，而係 Workflow
香港市場仲停留喺：
「AI 幫我寫稿」
但真正值錢係：
「AI 幫我建立系統」
當你唔再逐封寫 email，
你終於有時間諗：
- 角度
- 故事
- 戰略 positioning
效率提升 5 倍，
壓力減少一半。
PR 由行政工作，變成策略工作。
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