搞活動最煩唔係Idea，係預算同物資？用AI Workflow一次過解決由構思到採購
你最頭痛，可能根本唔係諗Idea
搞活動其實唔難諗主題。
難嘅係——
- 人數改咗，預算要重算
- 場地變咗，流程要重排
- 物資清單漏咗，臨尾急買
- Excel 開到第7個 version，都唔知邊個先啱
好多中小企老闆、Marketing、HR搞活動時都會發現：
真正消耗你時間嘅，唔係創意，而係後面嗰堆「行政＋預算＋採購」雜務。
而家問題唔係你唔夠細心，而係流程本身太碎片化。
如果你可以將：
Idea → 流程 → 預算 → 採購 → 提醒
串成一條AI Pipeline，
你只需要做Decision，而唔再做雜務。
呢篇文章會拆解一條完整「AI 自動規劃＋預算＋購買清單活動 Workflow」，
教你點樣用：
- Airtable Form
- Notion AI Template
- ChatGPT
- Google Calendar
由構思到執行，全程AI輔助。
Step 1：活動需求收集自動化（唔再開無限次會議）
問題：一開始就亂
大部分活動第一步都係——開會。
但開完會之後：
- 資料散落WhatsApp
- 有人記得Budget，有人記得地點
- 偏好冇結構
結果？
你要重新整理。
解法：用Form + AI直接結構化
工具：
- Airtable Form / Notion Form
- ChatGPT
你只需要設計一個標準活動需求表：
- 參與人數
- 預算範圍
- 活動類型（Team Building / Workshop / Party）
- 時間
- 地點偏好
- 特殊要求
提交之後：
1️⃣ 自動生成結構化資料
2️⃣ 丟入ChatGPT生成3–5個活動方向
3️⃣ 直接產出活動方案大綱
以前Brainstorm 2小時，
而家10分鐘有初稿。
Step 2：自動生成活動流程表
問題：流程永遠改唔完
人數一變，流程就要改。
場地一改，時間軸又亂。
解法：Notion AI流程模板
你可以建立一個標準流程模板：
- 開場
- 主活動
- Break
- 備用方案
- 收尾
然後用Notion AI根據條件生成：
- 詳細時間表
- Buffer time
- 負責人分配
優勢
- 改人數 → AI重排時間
- 改場地 → AI調整流程建議
- 可複製做模板
Step 3：預算自動計算＋AI優化建議
問題：預算最易失控
通常出事係：
- 人數變
- 加咗hidden cost
- 忘記場地額外費
解法一：Airtable Formula Field
建立欄位：
- 單價
- 數量
- Subtotal（自動計算）
- 分類（場地 / 食物 / 物資 / 其他）
Airtable會自動：
- 分類加總
- 計算總成本
- 計算每人平均成本
解法二：ChatGPT成本優化
將預算表丟入ChatGPT，問：
- 有冇可替代方案？
- 邊啲項目可以租借代替購買？
- 有冇時間段可以慳場租？
有時AI會建議：
- 平日早場
- 改自助形式
- 借用公司資源
Step 4：由流程自動生成購買清單
問題：臨尾先發現漏嘢
流程有寫，但實際買嘢時：
- 忘記延長線
- 忘記名牌
- 忘記後備Plan物資
解法：流程 → Checklist自動轉換
做法：
1️⃣ 將活動流程表Copy入ChatGPT
2️⃣ 要求轉換成分類採購清單
3️⃣ 分為：必須 / 備用 / 可選
再放入Notion Database，建立：
- 標準活動Checklist Template
- 不同類型活動自動生成清單
下次搞活動，直接複製。
Step 5：進度追蹤＋自動提醒
問題：準備項目冇人記得
通常出事係：
- 場地未Confirm
- 供應商未落訂
- 物資未到貨
解法：Notion + Google Calendar AI
做法：
- 將Checklist轉成任務
- 自動生成Deadline
- 同步Google Calendar
- 自動設提醒
成個感覺好似有個隱形PM。
常見問題 FAQ
Q1：AI會唔會取代人？
唔會。AI幫你做重複雜務，你負責決策。
Q2：小型活動都值得做自動化？
越細團隊越需要，因為人手有限。
Q3：如果預算經常變？
正正因為會變，更應該自動計算。
Q4：會唔會太複雜？
一開始建立要時間，但之後每次活動都會快一倍以上。
總結：你應該做Decision，不係做雜務
搞活動真正消耗你嘅，
唔係創意，係流程碎片。
當你將：
Idea → 流程 → 預算 → 採購 → 提醒
串成一條AI Pipeline之後，
你唔再係行政，而係策略制定者。
未來，效率唔係靠你做得快，
係靠你系統做得快。
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